Організація переїзду невеликого офісу від А до Я

За статистикою, понад 70% компаній змінюють офіс кожні 5-7 років. Основні причини — розширення штату, оптимізація витрат на оренду, переїзд ближче до клієнтів або партнерів.

І перед тим, як замовити вантажоперевезення по місту дуже важливо вибрати надійну транспортну компанію, що надає послуги вантажників. Від якості їхньої роботи багато в чому залежить збереження майна, дотримання термінів і бюджету переїзду. Далі розберемося з тим, що потрібно враховувати, вибираючи підрядника під час офісного переїзду.

Як обрати компанію для організації офісного переїзду?

1. Обирайте транспортну компанію з досвідом офісних переїздів від 5 років. Зверніть увагу на відгуки клієнтів, рейтинг на профільних ресурсах. Надійний підрядник дорожить репутацією і має в штаті кваліфікованих вантажників, які знають специфіку роботи з офісною технікою та меблями.

2. Віддавайте перевагу компаніям, що пропонують повний комплекс послуг. Наприклад, в Києві переїзд офісу «під ключ» виконує inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv.
   Це позбавить від необхідності шукати додаткових підрядників і дасть змогу оптимізувати бюджет переїзду.

3. Ризик пошкодження майна під час переїзду завжди присутній. Відповідальний підрядник страхує свою діяльність і надає клієнту можливість застрахувати вантаж на час транспортування.

4. Послуги вантажоперевезення охоплюють перевезення великовагових вантажів. Для цього у компанії має бути передбачено спеціальне обладнання (такелажні ремені та спеціальні мотузки).

5. Уникайте компаній, які називають вартість переїзду за телефоном. Наполягайте на безкоштовному виїзді оцінювача та детальному кошторисі. Це допоможе уникнути додаткових витрат у процесі.

6. Порівняйте тарифи. При цьому, добре, коли на сайті доступний калькулятор вантажоперевезення. Він дає змогу вбити в спеціальні поля пункт відправлення і пункт призначення, обсяг вантажу й отримати приблизну вартість на послуги транспортної компанії.

Як правильно організувати взаємодію з вантажниками на час переїзду офісу?

• Виберіть співробітника, який буде курирувати процес і взаємодіяти з бригадою вантажників. Він повинен володіти організаторськими здібностями, знати план офісу і розташування кабінетів. Ця людина вирішуватиме поточні питання, що виникають у виконавців, і контролюватиме якість роботи.

• Заздалегідь продумайте послідовність перенесення речей, визначте пріоритетність кабінетів. Складіть схему нового офісу із зазначенням розміщення меблів та обладнання. Промаркуйте кожне робоче місце і коробки з речами співробітників.

• Завчасно вирішіть питання доступу вантажників і транспорту на територію старого і нового офісу. За необхідності оформіть перепустки, узгодьте час проведення робіт з адміністрацією бізнес-центру.

• Надайте вантажникам доступ до санвузла, питної води, виділіть приміщення для відпочинку та прийому їжі. Фізична праця вимагає великих енерговитрат, тому важливо, щоб умови роботи були комфортними. Особливо це стосується переїздів у спекотну пору року або в нічні години.

• Після завершення навантаження і розвантаження ретельно огляньте майно на предмет пошкоджень, звірте кількість і цілісність упаковки. Те ж саме зробіть після розміщення меблів і підключення техніки.