Українське законодавство зобов'язує компанії та підприємців проводити готівкові та прирівняні до них розрахункові операції через касові апарати, програмні каси або хмарні системи. Однак кожен суб'єкт підприємництва має право вибору інструменту для розрахунків залежно від кількості покупців, місця використання та специфіки бізнесу.
Визначення РРО та обов'язок його використання
Реєстратор розрахункових операцій (РРО) призначений для фіксації готівкових або безготівкових розрахунків, здійснюваних платіжними картками, жетонами або іншими способами, що не є безготівковими платежами. У поточному 2025 році застосовувати РРО зобов'язані:
- представники торгівлі, включаючи інтернет-магазини та ФОП, які реалізують товари в населених пунктах з чисельністю населення менше п'яти тисяч осіб (підп. 3 п. 1 Постанови КМУ № 894);
- сфера громадського харчування та послуг, включаючи таксі, салони краси та фітнес-центри, крім ФОП 1 групи, які сплачують єдиний податок (п. 296.10 ПКУ).
Звільнені від застосування РРО підприємці, які торгують продукцією власного виробництва та товарами з урахуванням встановлених обмежень (Перелік, затверджений Постановою КМУ № 1336). Також можуть не застосовувати РРО особи, які реалізують певний товарний асортимент у конкретних пунктах продажу (ст. 9 закону про РРО).
Види РРО: огляд та порівняння
Законодавство дозволяє господарюючим суб'єктам обрати найбільш зручний спосіб для реєстрації розрахунків. Перед вибором потрібно порівняти інструменти з урахуванням максимальної ефективності та мінімальних витрат.
Класичний касовий апарат
Традиційний касовий апарат – це стаціонарний пристрій з фіскальним накопичувачем, що використовується для реєстрації продажів і повернень товарів з друком фіскальних чеків на паперових носіях. Його застосування доцільне у великих торгових точках з великою кількістю покупців.
При виборі потрібно враховувати:
- витрати на придбання та сервісне обслуговування;
- обов'язковість заповнення КОРО та зберігання контрольної стрічки;
- обмеження за терміном експлуатації та включення моделі в держреєстр.
Незважаючи на автономність і надійність, висока вартість, обов'язковість укладення договору на обслуговування з сервісним центром та застарілий інтерфейс можуть стати підставами для пошуку альтернативи.
Оптимальний варіант РРО для ФОПів 2-4 груп, зобов'язаних реєструвати розрахункові операції – програмна каса.
Програмний РРО
Принцип роботи ПРРО полягає в установці програми, що забезпечує автоматичний режим фіскалізації чеків з формуванням звітності та передачею інформації в ДПС. Серед переваг у порівнянні зі стаціонарним пристроєм:
- відсутність витрат на придбання обладнання;
- зручне управління касами з автоматичним оновленням;
- інтеграція з внутрішніми системами.
Хоча підключення виконується в «прискореному» режимі, для продуктивної роботи необхідні інтернет, КЕП та базова IT-грамотність.
Онлайн-каса Чекбокс проста, як калькулятор, має безкоштовний сервіс для підпису та обміну документами, а також оновлює формат чеків при законодавчих нововведеннях.
Хмарні PRO-системи
На відміну від ПРРО хмарні системи сфокусовані на автоматизації та інтеграції з формуванням чека на сервісі.
Незважаючи на можливість віддаленого доступу, до мінусів слід віднести підписку та залежність від сервісу. Для ефективної роботи важливо обрати надійного провайдера.
